Leren van elkaar bij het aanvragen van een Wlz-indicatie bij het CIZ

Voor het CIZ is de overgang van ggz-cliënten naar de Wlz een bijzonder en zeer intensief traject. Speciaal voor deze wetswijziging zijn extra mensen aangenomen om alle – naar verwachting 16.000 – aanvragen adequaat en op tijd af te handelen. De meeste aanvragen voor een Wlz-indicatie bij het CIZ worden gedaan door zorgaanbieders. De relatiebeheerders van het CIZ ondersteunen hen naar tevredenheid daarbij. Een klein deel van de aanvragen komt via cliëntvertegenwoordigers, zoals ouders. Het aanvragen blijkt voor hen best een lastig proces. Een relatiebeheerder en een ouder blikken terug op de overgang ggz-Wlz tot nu toe en wat ze ervan hebben geleerd.

Lynn Arkes

Lynn Arkes (26) is één van de 11 speciale relatiebeheerders bij het CIZ die zich volledig richten op de contacten met zorgaanbieders, gemeenten, zorgkantoren, brancheverenigingen, etcetera die te maken krijgen met de wetswijziging. Zij werkte al bij het CIZ als onderzoeker en had door haar studie psychologie kennis van de ggz. Alle nieuwe ggz-medewerkers kregen in de aanloop naar 2020 een speciale opleiding gericht op de overgang ggz-Wlz. “We hebben als CIZ de overgang grondig voorbereid. We hebben gekeken welke zorgaanbieders en cliënten in aanmerking zouden kunnen komen en – tot corona kwam - overal in het land voorlichtingsbijeenkomsten gegeven. Over de Wlz-toegangscriteria en het proces bijvoorbeeld. “De meeste zorgaanbieders en cliënten zijn blij met de wetswijziging, dus dat maakt het contact makkelijker. We krijgen gelukkig ook positieve geluiden over het feit dat we er zijn en dat men weet wie men kan bellen.”

Aanvraagstroom kwam laat op gang

De aanvraagstroom kwam later op gang dan gedacht. De doelstelling om alles op 1 oktober geïndiceerd te hebben werd in april bijgesteld naar ‘voor 1 oktober zijn alle aanvragen ingediend’. Maar vooral in de zomer ging het opeens hard en nu zijn er totaal ongeveer 14.500 aanvragen ingediend. “Sinds januari houden we bij hoeveel aanvragen er zijn en bellen we organisaties na als we zien dat er nog geen actie is ondernomen of als het aantal ingediende aanvragen achterbleef bij de eind vorig jaar gemaakte afspraken. In het begin waren er natuurlijk veel vragen, bijvoorbeeld over het indienen van de aanvraag of: Wat doe ik met een groep cliënten die uit het daklozencircuit komt en geen behandelgeschiedenis heeft? Soms waren zorgaanbieders teleurgesteld dat ze niet het zorgprofiel kregen dat ze hadden aangevraagd. Soms was dat terecht en bleek uit aanvullende informatie en toelichting dat we een besluit toch aan wilden passen; voor zowel medewerkers van het CIZ en zorgaanbieders was het ook allemaal nieuw en wennen.” 

Karin Groen

Meeste aanvragen verlopen via zorgaanbieders

Verreweg de meeste aanvragen komen binnen via de zorgaanbieders, een klein deel via ‘zelfmelders’ dus via een vertegenwoordiger van de client. Karin Groen is één van hen. Zij is moeder van een zoon die kampt met psychoses. “Mijn zoon is van 2007 tot 2015 langdurig opgenomen geweest met een CIZ indicatie (via de AWBZ). In 2016 stroomde hij door naar de Wet Maatschappelijke ondersteuning (Wmo) bij beschermd wonen. Daar had ik beter niet aan mee kunnen werken. Het ging moeizaam, want helaas kwamen de psychoses met grote regelmaat terug. Veel mensen met psychosegevoeligheid zijn hun leven lang afhankelijk van professionele zorg en begeleiding. Een Wlz-indicatie is dan het meest passend en voorkomt de tweejaarlijkse Wmo-evaluaties zonder enig perspectief die een belasting zijn voor alle betrokkenen.”

Een Wlz-indicatie aanvragen is voor ‘zelfmelders’ niet altijd even makkelijk

Karin Groen besloot om zelf een aanvraag in te dienen. Dat ging niet altijd even gemakkelijk. Het krijgen van een evaluatierapport over haar zoon van beschermd wonen had nogal wat voeten in aarde. “Dat het hen niet lukte om hem een prikkelarme woonomgeving te bieden, was teleurstellend voor alle betrokkenen. Uiteindelijk is de aanvraag via een ggz-transferverpleegkundige namens de zorgaanbieder ingediend. Het heeft mij een maand gekost om alles voor elkaar te krijgen. Na vier weken kregen we bericht dat de Wlz-indicatie was goedgekeurd. Mijn zoon was blij dat het voor elkaar was en dacht dat hij dan ‘morgen’ ergens heen kon waar hij mag blijven. Helaas moet hij wachten op een plek, want er zijn lange wachtlijsten in de ggz. Wij zijn opgelucht maar ook erg verdrietig. Welk vooruitzicht heeft hij nog als hij voorgoed naar een ggz-instelling verhuist? Ons als ouders wordt een zorg van de schouders genomen. Maar voor hem is het een domper, omdat hij zelfstandig wil wonen.”

Advies: laat de ggz-instelling of aanbieder de aanvraag doen

Aan andere ouders of cliëntvertegenwoordigers adviseert ze om de aanvraag door de ggz-instelling of zorgaanbieder te laten doen. “Ouders hebben immers de medewerking nodig van de behandelend psychiater en het CIZ heeft zijn oordeel nodig om uitspraak te kunnen doen over de aanvraag. In de formulieren is aangegeven wie wat moet aanleveren.” Toch kunnen ouders of cliëntvertegenwoordigers een heleboel zelf doen en voorbereiden. Eén daarvan is het schrijven van de levensloop van de persoon in kwestie. Ouders zijn immers goed bekend met de hele geschiedenis. Ook Lynn Arkes van het CIZ : “Informatie over de levensloop is belangrijk, maar het is geen verplichting dit mee te sturen met de aanvraag.” Karin Groen geeft in een artikel voor belangenvereniging Ypsilon meer praktische tips voor ouders en cliëntvertegenwoordigers..

Karin Groen heeft haar ervaringen ook gedeeld met het CIZ. Het CIZ organiseerde namelijk diverse (online) bijeenkomsten voor hun medewerkers waarin naast Karin Groen ook een gemeente, zorgaanbieders en een zorgkantoor aan bod kwamen. Karin Groen deelde in een gesprek met Lynn Arkes diverse tips en suggesties voor het CIZ.  Zoals het aanbieden van een handleiding én om als correspondentieadres ook een familielid of mentor te kunnen vermelden als ontvanger van het indicatiebesluit. Deze persoon kan de brief dan bespreken met de client, om onnodige onrust te voorkomen.

Gebruik van cliëntondersteuning

Een tip die zowel Lynn Arkes als Karin Groen geven: maak gebruik van (gratis)cliëntondersteuning*. Karin: “Toen de Wlz-indicatie was toegekend, kreeg mijn zoon een brief van het zorgkantoor met het aanbod voor cliëntondersteuning. Ik heb contact opgenomen met een organisatie die mij aansprak en het bleek ook voor naasten mogelijk om ondersteuning te krijgen. Ik heb nu een adviseur die zonder gedoe over privacy met mij praat en afstemt.” Ook Lynn raadt dat aan: “Clientondersteuning is gratis en geldt ook voor familie/naasten die een aanvraag willen doen voor degene die Wlz-zorg nodig heeft.”

Leerpunten voor het CIZ

Nu de hausse aan aanvragen voorbij is, heeft Lynn Arkes weer een andere functie binnen het CIZ. Het is nu september en nu al ervaart Lynn het als een bijzonder jaar. Lynn Arkes vindt dat het CIZ best tevreden mag zijn over het verloop van de overgang tot nu toe. “Als de aanvraagstroom blijft zoals die nu is, dan kunnen we het overgrote deel op tijd behandelen.” Al met al was het een behoorlijke klus voor het CIZ met heel veel voorbereiding, zoals het werven en opleiden van alle nieuwe medewerkers. “Ik zal blij zijn als het straks 1 januari 2021 is. De werkdruk was en is heel hoog, zeker toen in juli opeens een hausse aanvragen binnenkwam.”

Een volgende keer zou Lynn liever in de voorbereidingsperiode al pilots draaien, zodat de kinderziektes eerder kunnen worden aangepakt. “En ik zou zorgaanbieders vroegtijdig waarschuwen dat het opvragen van inhoudelijke informatie uit dossiers veel tijd kost.” Het relatiebeheer moet zeker top of mind blijven, vindt Lynn: “In het gewone dagelijkse werk zie je dat men relatiebeheer bij grote drukte als eerste laat vallen. Maar we zien nu in de overgang van ggz-wlz dat het van groot belang is, dus we gaan kijken hoe we dit beter kunnen borgen binnen onze organisatie.”

*Vraag uw zorgkantoor of kijk op www.clientondersteuning.co.nl voor meer informatie over cliëntondersteuning.