Minder administratie door corona een zege voor Toolbox

Adriaan Pals is oprichter van Toolbox Emmen. Een sociaal, circulair ambachtscentrum voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De coronacrisis heeft Toolbox op een verrassende manier geraakt. Door verandering van financiering vanuit de overheid, hoefden medewerkers geen uren meer te besteden aan het invullen van formulieren en aanvragen van zorgindicaties. Voor Toolbox betekende dit een halvering van de administratieve lasten. “We kregen eindelijk echt tijd voor onze deelnemers.”

Veel dagbestedingsplekken zoals Toolbox, moesten tijdens corona hun deuren sluiten. Financiering van deze plekken is zo geregeld dat er alleen wordt uitbetaald als cliënten aan een programma deelnemen. Dat was door sluiting tijdens corona niet mogelijk. Om te zorgen dat deze plekken zouden kunnen blijven bestaan, veranderde de overheid hun aanpak. Er werd gekeken naar de omzet van de maanden ervoor en dat bedrag werd in één keer uitbetaald. Medewerkers hoefden daardoor geen uren van deelnemers meer bij te houden. Voor Toolbox was dat een verademing.

Al jaren bezig om administratie te verminderen

“We zijn tijdens de lockdown maar een week dicht geweest. We hadden een aangepast beleid, waren niet meer zomaar toegankelijk voor iedereen en mensen moesten een werkplek reserveren. Omdat we een enorm pand hebben, konden we veilig open blijven. Voor de crisis hadden we 67 deelnemers, tijdens de lockdown zo’n 40. Mensen met een zwakke gezondheid bleven thuis en sommige deelnemers wonen in groepsverband en mochten daardoor niet meer komen. Uiteindelijk konden onze werkzaamheden op een vrij normale manier doorgaan. Met als pluspunt een vermindering van de administratie”, vertelt Pals.

Vier mannen met tuingereedschap en een kruiwagen
©Toolbox Emmen

Hij is al jaren bezig met de gemeente en zorgaanbieders om de administratie te verminderen. “We moeten zorgindicaties aanvragen, evalueren met onze opdrachtgevers, factureren en onze uren verantwoorden. Al met al zijn we zo’n 50 tot 75 procent van onze tijd kwijt aan deze administratie. Dat is natuurlijk te veel. Er zijn bijvoorbeeld in 2019 100 indicaties en herindicaties aangevraagd, voor 35 deelnemers.” Toolbox heeft inmiddels het contract met de zorgaanbieders opgezegd. “We gaan met persoonsgebonden budget werken, dat scheelt al heel veel werk.”

Op inhoudelijke zorg controleren

“Toolbox is een flexwerkplek voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Onze deelnemers zijn technisch en creatief heel vaardig. Ze ontwerpen en maken bij ons hun eigen projecten. Onze medewerkers begeleiden dat proces, maar zijn nu vooral bezig met het invullen van formulieren en bijhouden van uren. Ik vind controle heel belangrijk, maar er zou niet moeten worden gecontroleerd op het aantal uur dat een deelnemer hier is, maar hoe we die uren besteden en hoe het met de deelnemers gaat. Op inhoudelijke zorg wordt nu helemaal niet gecontroleerd. Als er mensen van de gemeente zouden komen om met onze deelnemers te praten, is dat een veel betere indicatie van de voortgang die iemand maakt. Wij kunnen ons dan focussen op het begeleiden van de deelnemers en niet alleen op de administratie”, aldus Pals.

Daarnaast worden bij de dagbesteding alleen de uren dat deelnemers aanwezig zijn berekend en betaald. Daar is Pals het niet mee eens: “Soms komen deelnemers niet opdagen, dan bellen we ze op, of gaan we naar ze toe om te kijken hoe het gaat. Dit doen we onbetaald en in onze eigen tijd. We willen wel betrokken blijven, want alleen op die manier kunnen we mensen helpen. Dat zou ook betaald moeten worden. Dit blijft een discussiepunt tussen ons en het systeem.”

Man aan het werk met machine en tablet
©Toolbox Emmen

Fred Flintstones tijdperk

Martin Fiddelaers, adviseur economie bij de gemeente Emmen is het in grote lijnen met Pals eens. Hij zou graag willen dat er door ministerie en gemeente meer gecontroleerd wordt op resultaat en niet alleen op het aantal uur.  Dat scheelt volgens hem ook de gemeente heel veel tijd. “Als we gaan toetsen op resultaat, zit daar ook een ureninschatting bij. Het maakt vervolgens niet uit of er bij bepaalde cliënten meer of minder uren besteed zijn. We moeten kijken naar het geheel en niet alleen naar het aantal uur per persoon.” Hij zou het graag anders zien, maar zegt ook dat verandering niet zo makkelijk is. “Gemeentes zitten vast aan financiering die vanuit het rijk geregeld is. Bovendien wordt er gewerkt met openbare aanbestedingen en bijbehorende contracten waarin ook de manier van verantwoording contractueel is vastgelegd. Dat kan niet zomaar veranderen”, aldus Fiddelaers.

Hij heeft een aantal keer meegedaan aan pilots vanuit het ministerie van VWS om in de praktijk te kijken hoe de financiering van de zorg en het afleggen van de verantwoording beter kan worden geregeld. “Die pilots zijn heel goed, maar ik zeg wel eens dat we in een Fred Flintstones tijdperk leven. Er is in zoveel jaar maar zo weinig veranderd. We hebben de politiek nodig om aanpassingen in het systeem te maken.”, vertelt Fiddelaers. Hij gelooft wel dat de coronaperiode nieuwe inzichten in de manier van financieren heeft gegeven. “Corona heeft ons gedwongen om op een andere manier naar gezondheidszorg te kijken. Is de manier waarop wij onze zorg hebben ingericht wel zo doelmatig? Ik denk dat er bij de volgende verkiezingen extra naar de gezondheidszorg zal worden gekeken. Hopelijk verandert er dan iets aan de manier van controle en de administratieve lasten waar medewerkers van zowel de zorg als overheden mee te maken hebben.”

Medewerkers en deelnemers bloeiden op tijdens de lockdown

Voor Pals kan verandering niet snel genoeg komen. Hij zag zijn medewerkers en deelnemers opbloeien tijdens de lockdown. “De sfeer onder de deelnemers is beter geworden. Wij zitten minder achter onze computer, hoeven ‘s avonds thuis geen formulieren meer in te vullen en hebben echt tijd om deelnemers inhoudelijk te begeleiden. Omdat ze aan hun eigen projecten werken is goede feedback belangrijk voor de moraal. Ik zie echt dat mensen meer plezier hebben.”